¿Qué es la facturación electrónica?

¿Qué es la facturación electrónica?

 
 

Actualmente, la mayoría de nosotros hemos escuchado al menos una vez, el término Facturación Electrónica, esto se debe a que desde el año 2002, el gobierno de Ecuador por medio de la LEY DE COMERCIO ELECTRÓNICO, FIRMAS ELECTRÓNICAS Y MENSAJES DE DATOS, inició con las primeras normas legislativas que daban reconocimiento jurídico a los medios electrónicos en el país.

Pero realmente, ¿en qué consiste la Facturación Electrónica? La página oficial del Sistema de Rentas Internas (SRI) lo define como un documento que cumple con los requisitos legales y reglamentarios exigibles para todos comprobantes de venta, garantizando la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

Ricardo Loor, uno de nuestros fundadores y jefe de tecnología, lo define como un conjunto de normas expedidas y normadas por el SRI, que permiten reemplazar las facturas de papel por facturas digitales a través del uso de medios electrónicos.

 

Para poder explicarlo mejor, tenemos el siguiente ejemplo:

 

Tradicionalmente, antes de emitir una factura se debe acudir a una imprenta autorizada por el SRI y comprar un talonario de facturas de papel. Estos talonarios tienen un número de autorización único que viene impreso en el papel junto con el número de cada documento.


Al emitir una factura, se debe llenar con los datos necesarios a manuscrito, realizar los cálculos correspondientes y firmar, luego, se le entrega el original al cliente y el proveedor se queda con una copia que se guarda mínimo 5 años en los archivos contables de la empresa.

 

Con la Facturación Electrónica, dejamos atrás el papel

 

Uno de los beneficios de la facturación electrónica, es que se puede realizar la operación de forma digital desde un software, donde se solicita la autorización al SRI y la transacción queda encriptada.

Asimismo, los documentos puedan ser consultados por ambos actores desde el portal web, evitando el tener que movilizarse al lugar físico donde se llevó a cabo la operación y así, aminorar tiempos y costos. Adicionalmente, este tipo de comercio electrónico posee un alto nivel de seguridad, superando al tradicional.

De esta forma, dejamos atrás el papel y podemos consultar todos los documentos rápidamente en un Libro Digital Distribuido.

Además de realizar facturas autorizadas por el SRI, también se pueden generar retenciones, notas de crédito, notas de débito y guías de remisión.

 

¿Cuáles son sus beneficios?

 

El uso de la facturación electrónica trae consigo un sin número de beneficios que los contribuyentes pueden y deben aprovechar:

 

1. No más errores de cálculo al llenar datos: Cuando escribimos a manuscrito por la prisa, puede suceder que nos equivoquemos con algún dato a la hora de valorar el Impuesta del Valor Agregado (IVA), si es del 12%, el 0% o incluso ambos. Con este nuevo proceso, al ingresar el monto neto a cobrar, puedes escoger el IVA que le corresponde y automáticamente se calcula.

2. Rapidez de consulta y reportes: Al quedar las facturas en una nube en el sistema, se pueden consultar en un Libro Digital Distribuido, teniendo la opción de emplear filtros, lo que hace que sea más sencillo y rápido las consultas.

3. Ahorro en gastos de papelería: Es común que escribiendo cualquier dato del documento nos equivoquemos, por lo que tenemos que usar una factura nueva y anular la anterior. Con las facturación electrónica, nos evitamos gastar recursos y tiempo buscando nuevos talonarios, ya que digitalizamos los documentos.

4. Archivo y procesos administrativos mucho más eficientes: Con este nuevo modelo, se puede consultar reportes, facturas, retenciones y mucho más de forma rápida, por lo que ahorramos buscar en los libros contables físicos y se reducimos las posibilidades de traspapelar algún archivo.

5. Reducción del tiempo de envío de documentos a los clientes o proveedores: Cuando se genera la factura electrónica desde el portal, se solicita la autorización al SRI, una vez aprobada, se envía el documento PDF y XML al correo del cliente. De este modo, no vamos a tener que dirigirnos a la ubicación física del consumidor para entregarle el documento.

6. Se reducen las posibles falsificaciones: Al contar directamente con una una firma digital y solicitar la Autorización al SRI, la autenticidad del documento tributario se puede validar directamente en el portal del SRI.


Algunas responsabilidades legales para emitir una factura electrónica

 

Al momento de emitir un documento, se deben tomar en cuenta algunas sencillas responsabilidades legales con el receptor del documento:

  • Advertir al usuario que va a recibir una factura electrónica.

  • Enviar el comprobante autorizado por el SRI al usuario a su correo electrónico.

Se entrega la factura de forma impresa únicamente si el cliente o usuario así lo solicita. En este sentido, se le puede brindar el RIDE que es la representación impresa de la transacción y tiene validez tributaria.

 

¿Qué necesitas para emitir facturas electrónicas en Ecuador?

 

El portal del SRI detalla cuatro requisitos para poder expedir una factura

  • Firma electrónica.

  • Plataformas que generen comprobantes electrónicos. En este caso, un sistema como Facturero Móvil.

  • Conexión a Internet.

  • Clave de acceso al SRI en línea.

 

Incluir estos beneficios desde ya en tu trabajo o negocio es fácil y rápido, solo depende de ti.